Πώς να βελτιώσετε την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα ή πώς να οργανωθείτε

2024 Συγγραφέας: Harry Day | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 15:42

Αν κοιτάξετε ένα σύγχρονο άτομο, είναι εύκολο να διαπιστώσετε ότι η ταχύτητα και η πολυπλοκότητα των πραγμάτων που τώρα πρέπει να αντιμετωπιστούν στη ζωή πολλαπλασιάστηκαν με τον όγκο των πραγμάτων που έπρεπε να γίνουν πριν από 50 χρόνια.

Οι άνθρωποι βιάζονται, αλλά όχι εγκαίρως. Η ζωή του μέσου ανθρώπου είναι γεμάτη με διάφορους αγγελιοφόρους, κοινωνικές υπηρεσίες. δίκτυα, email και δεκάδες άλλοι περισπασμοί που πλήττουν την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα κάθε μέρα. Εν τω μεταξύ, η προσωπική αποδοτικότητα και παραγωγικότητα είναι το κλειδί για την επιτυχία, το επίπεδο και η ποιότητα της ζωής σας εξαρτώνται από αυτά.

Υπάρχουν μόνο 24 ώρες την ημέρα. Η επιτυχία είναι ισοδύναμη με αυτό που έχετε κάνει σε αυτό το διάστημα. Επομένως, πολλοί ονειρεύονται την 25η και 26η ώρα της ημέρας. Αλλά για να είναι επιτυχής, δεν είναι απαραίτητο να αλλάξετε το φυσικό χρονόμετρο. Αρκεί να επανεξετάσετε την προσέγγισή σας στην εργασία και αυτό θα κάνουμε σε αυτό το άρθρο:

- Το παιχνίδι πρέπει να αξίζει το κερί … Δεν πρέπει να σπαταληθείτε σε πράγματα χωρίς νόημα και ασήμαντα. Φανταστείτε πόσο χρόνο θα έχετε αν εξαλείψετε τις συνήθεις και περιττές εργασίες από το πρόγραμμά σας.

- Δουλέψτε για αποτελέσματα … Ποιος είναι ο στόχος σας; Τι θα θέλατε να επιτύχετε μέχρι το τέλος του έτους; Παραδόξως, λίγοι άνθρωποι μπορούν να απαντήσουν με σαφήνεια σε αυτές τις ερωτήσεις. Αποφασίστε τι θέλετε (ξεκινήστε μια εκκίνηση, λάβετε μια προώθηση, αυξήστε τα κέρδη σας κ.λπ.) και προχωρήστε με σιγουριά προς τον στόχο σας, αφιερώνοντας τουλάχιστον τρεις ώρες την ημέρα για να εργαστείτε σε αυτό.

- Καθαριότητα του χώρου εργασίας. Οργανώστε τον χώρο εργασίας σας. Μια ακατάστατη επιφάνεια εργασίας σας δυσκολεύει να εστιάσετε, γιατί σε μια ατμόσφαιρα χάους, είναι δύσκολο να εστιάσετε την προσοχή σας στις λεπτομέρειες της μελλοντικής εργασίας. Τακτοποιήστε τα χαρτιά και αρχειοθετήστε άχρηστους φακέλους. Αυτό θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τις σκέψεις σας και να ολοκληρώσετε αποτελεσματικά το έργο.

- Κατάσταση ροής. Η έννοια της ροής αναπτύχθηκε από τον καθηγητή Psychυχολογίας Mihai Csikszentmihalyi. Σύμφωνα με την έρευνά του, μια κατάσταση ροής εμφανίζεται όταν ένα πρόβλημα είναι και δύσκολο, επιλύσιμο και ενδιαφέρον. Εάν το έργο που πρέπει να κάνετε είναι πολύ δύσκολο, δεν ξέρετε πώς να το προσεγγίσετε, τότε σας κυριεύει το άγχος. Αν, αντίθετα, το έργο είναι πολύ εύκολο, βαριέστε, δεν θέλετε καν να το αναλάβετε.

Για να λειτουργήσετε την κατάσταση ροής, βρείτε ένα απομονωμένο μέρος (ένα γραφείο ή ένα καφέ κοντά στο γραφείο - δεν έχει σημασία) και βυθιστείτε στη διαδικασία. Σε αυτήν την περίπτωση, οι εργασίες του ίδιου τύπου πρέπει να ομαδοποιηθούν και να επιλυθούν σε μπλοκ.

- Ενιαία εργασία … Η πολλαπλή εργασία δεν αυξάνει, αλλά μειώνει την προσωπική απόδοση. Αντιθέτως:

1 Είναι εξαντλητική. Όταν πιάνεις το ένα ή το άλλο όλη μέρα, αλλά δεν βλέπεις το αποτέλεσμα, νιώθεις εντελώς συγκλονισμένος. Αντί για ικανοποίηση από τις ολοκληρωμένες εργασίες - απογοήτευση και άγχος.

2 Χτυπά την ποιότητα. Κάνοντας πολλά πράγματα ταυτόχρονα, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να κάνετε λάθος σε ένα από αυτά (ή σε καθένα). Ως αποτέλεσμα, θα πρέπει να επαναλάβετε και να υποστείτε ζημίες (προσωρινές, οικονομικές κ.λπ.).

3 Καταστρέφει τους κοινωνικούς δεσμούς. Όσο περισσότερες πληροφορίες ρέουν, τόσο πιο δύσκολη είναι η διαχείρισή τους. Εάν γράφετε ένα γράμμα στον σύντροφό σας και συγχρόνως μιλάτε στη γυναίκα σας στο τηλέφωνο, τότε μην εκπλαγείτε όταν ακούτε και από τους δύο ότι είστε ανειλικρινείς ή απρόσεκτοι.

Για να είστε πιο αποτελεσματικοί, μεταβείτε στη λειτουργία μεμονωμένων εργασιών.

- Καθημερινός προγραμματισμός … Η εργασία χωρίς συγκεκριμένο στόχο δεν έχει νόημα, οπότε πριν την ξεκινήσετε, κάντε ένα σχέδιο δράσης για την ημέρα. Αφιερώστε 15 λεπτά για να σημειώσετε τις τρέχουσες εργασίες σας και στη συνέχεια να τις κατατάξετε. Μετά από αυτό, μπορείτε να ασχοληθείτε με ασφάλεια, οι εργασίες σας θα συστηματοποιηθούν και οι ενέργειές σας θα παραγγελθούν. Πολλοί άνθρωποι αντιλαμβάνονται τον προγραμματισμό ως χάσιμο χρόνου, αλλά όσοι τον χρησιμοποιούν γνωρίζουν πόσο αυξάνει την επαγγελματική παραγωγικότητα.

- Ο κανόνας των δύο λεπτών … Εάν η εργασία διαρκεί λιγότερο από 2 λεπτά, απλώς κάντε το! Αναβάλλουμε δεκάδες πράγματα που μπορούν να γίνουν κυριολεκτικά σε 2 λεπτά για αργότερα, διογκώνοντας ένα ολόκληρο πρόβλημα από αυτά. Βγάλτε τα σκουπίδια, απαντήστε σε ένα μήνυμα, καλέστε το γραφείο βοήθειας-η λίστα των αντικειμένων διάρκειας δύο λεπτών μπορεί να συνεχιστεί επ 'αόριστον. Ναι, δεν καταλήγουν όλες οι φαινομενικά απλές εργασίες να παίρνουν ακριβώς 2 λεπτά. Αλλά όσο λιγότερο «μαζεύεστε με το πνεύμα», τόσο περισσότερο χρόνο θα απομείνει άμεσα για τη δραστηριότητα.

- Προτεραιότητα … Δεν υπάρχει τόσος χρόνος μέσα στην ημέρα για να συμβαδίσετε με τα πάντα, οπότε είναι σημαντικό να θέσετε τις σωστές προτεραιότητες στη δουλειά σας. Προσπαθήστε να ολοκληρώσετε πρώτα τις πιο επείγουσες και σημαντικές εργασίες.

- Κενό πληροφοριών … Αποσυνδέστε το τηλέφωνό σας και μην ελέγχετε τα εισερχόμενα email σας. Εάν σχεδιάζετε να ξεκινήσετε ένα δύσκολο έργο, προσπαθήστε να εστιάσετε σε αυτό όσο το δυνατόν περισσότερο. Προστατέψτε τον εαυτό σας από την απόσπαση της προσοχής από τηλεφωνικές κλήσεις, μηνύματα SMS και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Φαίνεται ότι κάθε μία από αυτές τις ενέργειες θα διαρκέσει μόνο λίγα λεπτά, αλλά η σκέψη σας θα διαταραχθεί. Επομένως, θα πρέπει να ξοδέψετε περισσότερο χρόνο και προσπάθεια για να ολοκληρώσετε την κύρια εργασία.

- Προθεσμίες … Πολλοί άνθρωποι αντιλαμβάνονται τις προθεσμίες ως φρικτές, γιατί αν δεν τηρηθούν, θα υπάρξει πρόβλημα. Στην πραγματικότητα, οι προθεσμίες είναι μεγάλη πειθαρχία, πράγμα που σημαίνει ότι σας βοηθούν να πετύχετε τους στόχους σας. Όταν αναλαμβάνετε μια συγκεκριμένη περίπτωση, φροντίστε να αναφέρετε την ώρα έναρξης και λήξης της. Γνωρίζοντας την προθεσμία για το τέλος της εργασίας, θα είναι ευκολότερο για εσάς να προγραμματίσετε και να διαθέσετε τις προσπάθειες και το χρόνο σας. Αλλά να είστε προσεκτικοί - μην ορίζετε "υπερμεγέθεις" προθεσμίες. Θυμηθείτε: η δουλειά γεμίζει όλο το χρόνο που της έχει αφιερωθεί (νόμος του Πάρκινσον).

- Η ξεκούραση είναι πάνω από όλα. Μόνο τα ρομπότ μπορούν να λειτουργήσουν χωρίς διακοπή, ακόμη και αυτά αποτυγχάνουν με την πάροδο του χρόνου. Ωστόσο, πολλοί από εμάς νιώθουμε ένοχοι εάν, για παράδειγμα, πίνουμε καφέ για πολύ καιρό στο μεσημεριανό γεύμα. Ένα άτομο δεν μπορεί να είναι 100% παραγωγικό όλη την ημέρα. Η συγκέντρωση είναι σαν ένας μυς - χρειάζεστε ξεκούραση για να δουλέψετε αποτελεσματικά. Ένα διάλειμμα 15 λεπτών θα "επανεκκινήσει" τον εγκέφαλό σας και θα είστε έτοιμοι να εκτελέσετε ξανά εργασίες με τη σωστή συγκέντρωση και αφοσίωση.

- Λεπτή κοπή … Χωρίστε μια μεγάλη εργασία σε πολλές μικρότερες. Μια πολύπλοκη εργασία συνήθως απαιτεί πολύ χρόνο και προσπάθεια. Για να διευκολύνετε την αντιμετώπιση της εργασίας, χωρίστε την σε πολλές ενδιάμεσες. Αυτό θα βοηθήσει να κατανέμετε ομοιόμορφα τις δυνάμεις σας και σε κάθε ένα από αυτά τα στάδια να βλέπετε τα αποτελέσματα από την εργασία που έχει γίνει. Αυτό θα κάνει τη διαδικασία να προχωρήσει πιο γρήγορα!

- Χρησιμοποιήστε τεχνολογία. Οι τεχνολογικές ανακαλύψεις τον περασμένο αιώνα έχουν διευκολύνει πολύ την ολοκλήρωση περισσότερων εργασιών σε λιγότερο χρόνο. Επομένως, να είστε δεκτικοί στις αναδυόμενες νέες τάσεις, συσκευές και προγράμματα. Γιατί να μην επωφεληθείτε από μια πηγή κερδών παραγωγικότητας.

- Η μαγεία των αριθμών. Μπορείτε να επηρεάσετε καλύτερα την κατάσταση όταν την κατανοείτε μέσω αριθμών. Παρακολουθήστε όλους τους δείκτες που έχουν σημασία για εσάς. Για παράδειγμα, από τον αριθμό των ωρών εργασίας και τις εκθέσεις που συντάχθηκαν έως την παραγωγικότητα ανά ώρα χρόνου εργασίας. Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα αναφοράς, λογισμικό διαχείρισης έργου, SharePoint, φύλλα κοινής χρήσης Εγγράφων Google, έναν προγραμματιστή ή απλώς έναν πίνακα για να παρακολουθείτε σημαντικές μετρήσεις ομάδας.

Ακολουθώντας αυτές τις απλές οδηγίες, μπορείτε να αυξήσετε την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητά σας δουλεύοντας λιγότερο - επιτυγχάνοντας περισσότερα.

Εάν θέλετε να διαμορφώσετε το δικό σας σύστημα αυτοοργάνωσης που σας επιτρέπει να είστε τεμπέληδες και δεν απαιτεί βία κατά του εαυτού σας, το πρόγραμμα θα σας βοηθήσει σε αυτό: ΑΥΤΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΙΑ ΤΑΙΝΙΑ ΧΩΡΙΣ ΒΙΑ.

Λοιπόν, αν αποφασίσετε να αντλήσετε την αυτοοργάνωση στο μέγιστο, τότε εξοικειωθείτε με αυτό το πρόγραμμα: ΠΡΟΗΓΜΕΝΗ ΑΥΤΟΡΓΑΝΩΣΗ.

Αυτό είναι όλο. Μέχρι την επόμενη φορά. με εκτιμιση Ντμίτρι Ποτέεφ.