Συνάντηση προπονητικού στυλ. Τα μυστικά της αποτελεσματικής επιχειρηματικής επικοινωνίας

2024 Συγγραφέας: Harry Day | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 15:42

Κάποτε, ως αρχάριος επικεφαλής του τμήματος προσωπικού στην παραγωγή, περίμενα με ενθουσιασμό την πρώτη συνάντηση της διοίκησης του εργοστασίου. Φαντάστηκα πόσο παραγωγική θα ήταν η ομάδα διαχείρισης για το καλό της ομάδας.

Ο υφιστάμενος μου, επιθεωρητής του τμήματος προσωπικού, ο οποίος εργάστηκε εδώ για σχεδόν 50 χρόνια, δεν συμμερίστηκε τις λαμπρές προσδοκίες μου. «Μην εκπλαγείτε ότι το τμήμα προσωπικού θα κατηγορηθεί για όλα τα προβλήματα του εργοστασίου. Μην στενοχωριέστε από αυτήν την κατάσταση, οι ηγέτες πρέπει να αφήσουν τον ατμό και να βρουν τους ένοχους. Και η μορφή της συνάντησης θα μοιάζει περισσότερο με παζάρι παρά με οργανωμένη συνάντηση συναδέλφων που πρέπει να καταλήξουν σε κοινή απόφαση ».

Πράγματι, η συνάντηση με εντυπωσίασε με έλλειψη εποικοδομητικότητας. Όλοι μιλούσαν σχεδόν ταυτόχρονα, χωρίς να ακούνε ο ένας τον άλλον και να μην θυμούνται την ατζέντα. Ως αποτέλεσμα, τα «φλέγοντα» ζητήματα παρέμειναν άλυτα και όλη η ώρα αφιερώθηκε στη συζήτηση ασήμαντων λεπτομερειών. Έχουν περάσει 10 χρόνια από τότε, αλλά, σύμφωνα με διευθυντές από διάφορες εταιρείες, παρόμοιες συναντήσεις συνεχίζονται.

Τι μπορώ να προτείνω ως προπονητής για να διατηρηθούν οι συναντήσεις εποικοδομητικές και αποτελεσματικές; Εξετάστε το αίτημα και αναζητήστε βέλτιστες πρακτικές για να το εφαρμόσετε. Πρώτον, αναλύστε εάν χρειάζεται πραγματικά να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή μπορείτε να κάνετε με μια άλλη μορφή εσωτερικών επικοινωνιών;

Πότε θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση;

1. Υπάρχει ανάγκη για ομαδική συζήτηση ενός προβλήματος ή εργασίας

2. Είναι απαραίτητο να μοιραστείτε σημαντικές πληροφορίες με την ομάδα και να ακούσετε τις απόψεις των μελών της σχετικά με αυτό το θέμα.

3. Θέλετε να συλλέξετε τον μέγιστο αριθμό ιδεών και απόψεων για ένα σημαντικό ζήτημα

4. Υπάρχει ένα πρόβλημα που επηρεάζει τους στόχους των περισσότερων υφισταμένων σας.

5. Γνωρίζετε ότι η ομάδα θα ήθελε να συγκεντρωθεί και να λύσει από κοινού κάποιο πρόβλημα, ενώ ταυτόχρονα κατανέμει την ευθύνη για την εφαρμογή του

Πότε δεν πρέπει να κάνετε μια συνάντηση

1. Είναι λογικό να χρησιμοποιείτε άλλα εργαλεία επικοινωνίας χωρίς να μειώνετε την απόδοση

2. Η εργασία είναι επείγουσα / σημαντική και η καθυστέρηση στην επίλυσή της μπορεί να είναι πολύ δαπανηρή

3. Η ερώτηση είναι πολύ προσωπική για να τη θέσουμε σε δημόσια συζήτηση

4. Δεν υπάρχει αρκετός χρόνος για την προετοιμασία και τη διεξαγωγή της συνάντησης

5. Θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη συνάντηση ως εργαλείο για να τιμωρήσετε κάποιον από υφισταμένους

Και τα δέκα σημεία μπορούν να συνοψιστούν σε μία πρόταση. Διοργανώστε μια συνάντηση όταν υπάρχει ανάγκη για ομαδική εργασία και μην πραγματοποιήσετε μια συνάντηση εάν δεν υπάρχει τέτοια ανάγκη.

10 συμβουλές για αποτελεσματικές συναντήσεις

Στόχος. Καθορίστε μόνοι σας για ποιο σκοπό χρειάζεστε για να οργανώσετε μια συνάντηση; Τι αποτελέσματα και με ποια μορφή θέλετε να έχετε στο τέλος της συνάντησης; Υπάρχουν αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν; Ποιες δυσκολίες μπορεί να προκύψουν και πώς να τις εξουδετερώσουμε; Σε ποιο βαθμό οι στόχοι των συμμετεχόντων στη συνάντηση συμπίπτουν / διαφέρουν; Είναι δυνατές οι συγκρούσεις στόχων; Όσο πιο προσεκτικά επεξεργαστεί το πρώτο στάδιο, τόσο λιγότερη αντίσταση θα προκύψει κατά τη διάρκεια της συνάντησης

Συμμετέχοντες. Η σύνθεση των συμμετεχόντων στη συνάντηση διαμορφώνεται ανάλογα με τους στόχους της. Προσκαλέστε εκείνους τους ανθρώπους που μπορούν να συμβάλουν πραγματικά στη συζήτηση των θεμάτων της συνάντησης. Δοκιμάστε τα κίνητρά σας για την πρόσληψη μιας ομάδας εργασίας, μετατρέπετε τις συναντήσεις σε θέατρο ενός ηθοποιού (εσείς); Είναι πραγματικά αυτή η σύνθεση που θα είναι παραγωγική; Αξίζει να αλλάζετε συνεχώς τη σύνθεση των συμμετεχόντων, σχηματίζοντάς την ξεχωριστά για κάθε συνάντηση. Αυτό θα βοηθήσει τον διαχειριστή να αποφύγει τη ρουτίνα και να επηρεάσει θετικά τη δυναμική της ομάδας

Μορφή. Επιλέξτε την καλύτερη μορφή σύσκεψης ανάλογα με τις εργασίες σας. Εάν χρειάζεστε, για παράδειγμα

1) ενημερώστε την ομάδα για τις καινοτομίες

Διεξαγωγή «συνάντησης - ενημερωτικού μηνύματος». Το καθήκον μιας τέτοιας συνάντησης είναι να ενημερώσει τους συμμετέχοντες όσο το δυνατόν περισσότερο για τις επερχόμενες αλλαγές, ο στόχος είναι να μειωθεί η αντίσταση. Ένα καλό εργαλείο για να βοηθήσει έναν ηγέτη θα ήταν μια ανάλυση SWOT.

2) θέτει καθήκοντα και αναθέτει ευθύνες

"Συνάντηση-διαταγή". Μια πολύ δομημένη και σαφής μορφή, έλεγχος της κατάστασης, ο στόχος είναι η κατανομή της ευθύνης από τους συμμετέχοντες ανεξάρτητα. Αυτό θα μειώσει το επίπεδο κατευθυντικότητας που μπορεί να επηρεάσει την ποιοτική απόδοση των εργασιών.

3) καταλήξτε σε κοινή απόφαση

Οργανώστε μια «συνάντηση-διαπραγμάτευση» κατά την οποία ακούτε τις απόψεις όλων των συμμετεχόντων. Στρατηγική συνάντησης win-win, ο ρόλος του ηγέτη είναι ο συντονιστής. Τα εργαλεία αυτής της μορφής είναι η καταιγίδα ιδεών, η έρευνα πολλών θέσεων, η έρευνα με κάρτες, το σχέδιο ανάλυσης προβλημάτων κ.λπ.

Πρόγραμμα ανάλυσης προβλημάτων, T. Edmüller

4) συνδυάστε για να λύσετε το πρόβλημα

Η συνάντηση διαμεσολάβησης είναι η βέλτιστη μορφή για μια τέτοια συνάντηση. Είναι πολύ σημαντικό να βρεθεί ένας συντονιστής που απολαμβάνει την εξουσία της ομάδας. Ένας ηγέτης μπορεί να μην είναι πάντα η καλύτερη επιλογή. Είναι πολύ πιο αποτελεσματικό να προσκαλέσετε έναν εξωτερικό ειδικό (μεσολαβητή, προπονητή, σύμβουλο)

5) συλλέξτε ιδέες

Το "Meeting - Brainstorming" θα είναι 100% η καλύτερη λύση σε αυτή την περίπτωση. Το κύριο πράγμα σε αυτήν τη μορφή είναι να ακολουθείτε τους κανόνες και τον αλγόριθμο brainstorming. Επίσης, διατηρήστε μια ατμόσφαιρα ανοιχτότητας και ευκολίας, θυμηθείτε ότι η κριτική σκοτώνει την αποτελεσματικότητα τέτοιων συναντήσεων

6) βελτίωση της ικανότητας

«Συνάντηση-μάθηση». Αυτή η μορφή επιτρέπει στον ηγέτη να ενεργεί ως εκπαιδευτής ή προπονητής. Μοιραστείτε χρήσιμες πληροφορίες με υφισταμένους, συζητήστε τις και σχεδιάστε πώς θα τις εφαρμόσετε στην καθημερινή λειτουργικότητα. Ένα καλό εύρημα για τους διευθυντές θα είναι οι 30λεπτες συναντήσεις πολλές φορές την εβδομάδα / μήνα, που οργανώνονται από αυτούς ειδικά για την ανάπτυξη υφισταμένων. Μια ικανότητα - μία τεχνική ανάπτυξης - ένα σχέδιο δράσης είναι ένας πρόχειρος αλγόριθμος για τέτοιες συναντήσεις

Ενα μέρος. Το πού θα συναντηθείτε με την ομάδα σας καθορίζεται από τον σκοπό και τη μορφή της συνάντησης. Η μορφή εκπαίδευσης και οι «συναντήσεις διαμεσολάβησης» ενδέχεται να απαιτούν αίθουσες διαφορετικών μεγεθών και εξοπλισμού. Σκεφτείτε το εκ των προτέρων. Είναι επίσης απαραίτητο οι παρευρισκόμενοι να μπορούν να βλέπουν ο ένας τον άλλον και να μπορούν να έχουν οπτική επαφή με τον αρχηγό της συνάντησης

Σχέδιο. Το σχέδιο συνάντησής σας πρέπει να είναι γραπτό. Στην πραγματικότητα, πρόκειται για μια ατζέντα που περιλαμβάνει τα ακόλουθα θέματα

- ημερομηνία, ώρα, τοποθεσία

- ο σκοπός της συνάντησης

- θέματα προς συζήτηση

- το επιθυμητό αποτέλεσμα της συνάντησης και τη μορφή της

- μορφή

- ο ιδρυτής και ο οποίος πραγματοποιεί τη συνάντηση

- μια λίστα συμμετεχόντων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που έχουν προσκληθεί από έξω

Στείλτε το σχέδιο συνάντησης στους συμμετέχοντες στη συνάντηση, ίσως θελήσουν να προσθέσουν τις ερωτήσεις τους. Για να εξοικονομήσετε χρόνο, μπορείτε να λύσετε πολλά ζητήματα σε μια συνάντηση

Κανόνες. Οι βασικοί κανόνες για τη διεξαγωγή συναντήσεων καθορίζονται από την ομάδα και μπορεί να διαφέρουν από συνάντηση σε συνάντηση. Υπάρχουν όμως μόνιμοι κανόνες, όπως η τήρηση χρονοδιαγραμμάτων, συμφωνίες για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων, περιορισμοί που επιβάλλονται από την πολιτική της εταιρείας, συμφωνίες διαχείρισης συγκρούσεων κ.λπ

Πρωτόκολλο. Πρόκειται για ένα είδος περίληψης της συνάντησης, η οποία περιγράφει όλα τα κύρια σημεία της. Προετοιμάζεται από τον γραμματέα της συνεδρίασης, με βάση τις σημειώσεις που έγιναν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Τα πρακτικά υπογράφονται από τον επικεφαλής, τον γραμματέα της συνάντησης, καθώς και από τους βασικούς συμμετέχοντες (εκείνοι που αναφέρονται στο σχέδιο δράσης). Αντίγραφο των πρακτικών αποστέλλεται σε όλους τους συμμετέχοντες της συνάντηση

Χρόνος. Η διαχείριση του χρόνου είναι μία από τις βασικές πτυχές της αποτελεσματικότητας της συνάντησης. Ξεκινάτε πάντα τη συνάντηση την καθορισμένη ώρα, γιατί αργότερα δεν θα μπορείτε να επιτύχετε την ακρίβεια. Ορίστε χρονικά πλαίσια για όλα τα σημεία του σχεδίου και παρακολουθήστε την εφαρμογή τους. Ακολουθήστε τον κανόνα 60x20x20:

Ξοδέψτε το 60% του χρόνου σας σε επείγοντα / σημαντικά θέματα.

Αφήστε το 20% του χρόνου σε απρόβλεπτα θέματα και ξαφνικά αναδυόμενες επείγουσες ερωτήσεις

Διαθέστε το 20% του χρόνου στη λεγόμενη. κοινωνικές ανάγκες - διαλείμματα, μεσημεριανό γεύμα, συζήτηση κ.λπ.

Το τελος. Για να ολοκληρώσετε καλά τη συνάντηση, κάντε έναν απολογισμό της ομαδικής εργασίας. Σημειώστε τι έχει επιτύχει η ομάδα, περάστε από τα σημεία του σχεδιασμένου σχεδίου, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι παρόντες καταλαβαίνουν και υποστηρίζουν αυτό που σχεδιάστηκε. Στο τέλος της συνάντησης, δημιουργήστε μια συνοπτική ειδοποίηση που θα σταλεί σε όλους τους συμμετέχοντες στη συνάντηση, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που απουσιάζουν. Καταγράψτε σε αυτόν μια λίστα συμμετεχόντων, τις κύριες ερωτήσεις συζήτησης, τις αποφάσεις που λήφθηκαν, ένα σχέδιο δράσης και τους υπεύθυνους για κάθε σημείο, προθεσμίες, σημεία ελέγχου, την ημερομηνία της επόμενης συνάντηση

Ο έλεγχος. Οι καταστάσεις όταν όλα τελειώνουν με μια συνάντηση δεν είναι ασυνήθιστες. Για να αναλάβετε δράση, χρειάζεστε επιθυμία και κίνητρο, καθώς και έλεγχο της εφαρμογής των αποφάσεων. Καθορίστε τα σημεία ελέγχου και τους υπεύθυνους για αυτό απευθείας στη συνάντησ

Δυσκολία στην πραγματοποίηση συναντήσεων

1. Συγκρούσει

Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, συχνά προκύπτουν συγκρουσιακές καταστάσεις. Μερικές φορές φουντώνουν τόσο πολύ που η συνάντηση μετατρέπεται σε ένα ρεύμα αμοιβαίων κατηγοριών και προσωπικών επιθέσεων. Τι πρέπει να κάνει ο διευθυντής σε αυτή την περίπτωση;

- Αναβάλλετε τη συζήτηση του αμφιλεγόμενου ζητήματος και λύστε το αργότερα, στο πλαίσιο αυτής της συνάντησης. Μέχρι εκείνη τη στιγμή, τα πάθη θα υποχωρήσουν και οι συμμετέχοντες θα μπορούν να εκφραστούν εποικοδομητικά.

- Μεταφράστε τη λύση στο πρόβλημα σε ατομική μορφή και συναντηθείτε με αντικρουόμενα μέρη εκτός της γενικής συνέλευσης

- Διορθώστε την ερώτηση και καλέστε την να την εξετάσει στην επόμενη συνάντηση

- Προσφέρετε έναν συμβιβασμό

2. Εμπόδια επικοινωνία

Οι συμβουλές, οι απειλές, η κριτική, οι μομφές, οι «διαγνώσεις» και η επισήμανση, οι συστάσεις, οι παραγγελίες, τα κλισέ και η συνηθισμένη διατύπωση μπορούν να χρησιμεύσουν ως εμπόδια σε μια συνάντηση. Τα εμπόδια επικοινωνίας προκαλούν αντίσταση και αντιπάθεια. Είναι σημαντικό για τον ηγέτη να παρατηρήσει τέτοια πράγματα και να επιστήσει την προσοχή των μελών της ομάδας εργασίας σε αυτά. Για να καταργήσετε τα εμπόδια στην επικοινωνία, δημιουργήστε έναν επιπλέον κανόνα εργασίας σχετικά με αυτό. Και επίσης να βελτιώσετε συστηματικά την ικανότητα επικοινωνίας της ομάδας

3. Λάθ

Τα μειονεκτήματα και τα λάθη στη διεξαγωγή συναντήσεων μπορούν να παρατηρηθούν σε οποιαδήποτε εταιρεία. Τα πιο χαρακτηριστικά είναι:

- μη συμμόρφωση με τους καθορισμένους στόχους

- μη συμμόρφωση με τους κανονισμούς

- έλλειψη πληροφοριών για τους συμμετέχοντες στη συνάντηση

- κράτηση εργαζομένων στον πιο παραγωγικό χρόνο

- πίεση από το κεφάλι ή αντίστροφα, παθητικότητα και συνύπαρξη

- αδράνεια μετά τη συνεδρίαση

Οι συναντήσεις σας μπορούν να γίνουν ένας πολύτιμος πόρος διαχείρισης ή μια μαύρη τρύπα στην οποία ο χρόνος διαλύεται χωρίς ίχνος. Η επιλογή είναι δική σου.